Как за год с нуля создать систему централизованного казначейства: кейс Яков и партнёры

Внедрение 1С:Управление холдингом
В 2022 году многие зарубежные ИТ-системы ушли, и российские подразделения иностранных компаний остались без поддержки и обновлений. Тогда к нам обратилась международная консалтинговая компания McKinsey & Company — их клиентами являются 3 из 5 крупнейших мировых корпораций. Позднее их российское подразделение купили Яков и партнеры, с которыми мы и провели основную часть работы.

Основная проблема заказчика — внутренняя команда в России осталась без IT-контура, что потребовало быстрых и четких решений по перестройке системы управления движением денежных средств.

Отличительные черты проекта

При первом ознакомлении с проектом мы отметили ключевые особенности:

  1. Для ведения учета существовало несколько типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» — под разные юридические лица. Предстояло объединить их в одном месте.
  2. Заказчик стремился автоматизировать все процессы, уйти от ручного режима работы.
  3. Компания транслировала запрос на обогащение экспертизы внедрения информационных систем. Мы с радостью поделились своим опытом.

Была необходима помощь опытных специалистов по внедрению, которые смогут качественно и за короткое время воплотить все пожелания компании.

Но одновременно с этим заказчик понимал, какой хочет видеть модель ведения управленческого учета — он имел представление о формировании заявок, согласовании, оплате, загрузке выписки с необходимыми управленческими аналитиками. На основании анализа мы сформировали несколько интересных идей и вышли с ними к заказчику.

Выбираем план действий

Методику работы выбрали в формате двухнедельных спринтов. Мы решили так: по четвергам — новый релиз на рабочей базе, по пятницам — обсуждение плана работ на следующий спринт. У заказчика уже была дорожная карта, которую составили после встречи с основными бизнес-партнерами.

Первые спринты посвятили тому, чтобы выяснить, какую цель преследует заказчик на самом деле. Этот этап был особенно важен, поскольку одно из главных условий успешного внедрения — это правильно распределить приоритеты, ресурсы и спрогнозировать конечный результат.

На начальном этапе сформировали состав команды:
  • руководитель проекта от бизнеса (был нанят специалист по 1C, которому поставили задачу — курировать внедрение информационных систем);
  • руководитель проекта от АДС-Софт;
  • разработчик;
  • аналитик.

Итак, мы разбили план на двухнедельные спринты, и сформировали команду, где каждый четко понимал свою роль. Приступили к реализации проекта.

Этапы внедрения

1. Подготовка
Начали в июне 2022 года. Глубоко погрузились в бизнес-процессы компании, в текущее положение дел и провели тестовые спринты. Заказчик пришел с запросом на внедрение именно «1С:Управление холдингом» за отсутствием других вариантов.

Мы определили набор модулей под внедрение:
  • Казначейство;
  • Регламентированный учет;
  • Управление договорами (доработка).
2. Основной этап внедрения
Приступили к реализации. Что удалось сделать:

1. Единое казначейство:
  • Настроен процесс согласования заявок на оплату;
  • Добавлен функционал уведомлений по почте — с отчетом о прохождении этапов согласования заявки;
  • Создан отдельный интерфейс инициаторов заявок на оплату;
  • Разработан новый механизм работы с подтверждающими документами для заявок;
  • Доработаны формы «Заявка на оплату», «Поступление на расчетный счет» и «Списание с расчетного счета»;
  • Доработана стандартная обработка по загрузке выписки банка — добавлены поля для управленческих реквизитов.
2. Загрузка из внешней системы авансовых отчетов, внедрение механизма создания заявок на их оплату.

3. Новая вкладка в «Договорах» — план выписки счетов по договору, контроль выписки счета, создание счета из «Договора», отчет по планируемым и выписанным счетам (плюс план/факт поступления денежных средств).

4. Отчет cash flow — с выводом управленческих аналитик.

5. Интеграция с 1С:ЗУП (Зарплата и управление предприятием).

6. Интеграция с внешней учетной системой — получение сведений по проектам.

«Пилот» заработал уже в декабре 2022-го, спустя 6 месяцев, а основной этап был завершен в апреле 2023 года. То есть на построение системы централизованного казначейства ушло меньше года!

Эффект от нашей работы

Результаты не заставили себя ждать. Что получил заказчик в итоге:

1. Разграничение прав по видам заявок
Инициаторы платежей могут вводить заявки только разрешенных видов — ранее такой функционал отсутствовал. Он позволил подключить всех инициаторов заявок в короткий срок. Время обучения работе с системой — 20-30 минут.

2. Контроль вложения
Система не пропустит заявку, требующую приложение в виде подтверждающих документов определенного вида. Результат — сокращение потерь времени в момент согласования заявок.

3. Маршруты согласования
В зависимости от вида заявки маршрут может быть короче. Итог — сокращено время прохождения процесса согласования.

4. Согласование по почте
Такая возможность ранее тоже отсутствовала. Стандартный функционал 1С позволяет в тексте письма показать прошедшие этапы согласования, а наша доработка выводит весь маршрут в виде таблицы и подсвечивает текущий этап. Теперь согласующее лицо видит, кто, в какое время, с какими комментариями согласовал или вернул заявку, а также сразу в почтовом сообщении может посмотреть все приложенные документы (счета, акты и т.д.).

5. Учет и оплата авансовых отчетов
После загрузки из внешней системы формируется заявка на оплату. Контроль — по количеству авансовых отчетов и сумме в заявке.

6. Планирование и учет счетов на оплату
Ранее такой возможности у заказчика не было. Положительный эффект: теперь планируется оказание услуг (план), формирование счета (факт), прогнозируются поступления денежных средств по выписанному счету.

7. Автоматизация формирования отчета cash flow
Отчет по движению денежных средств позволяет анализировать расходы по проектам, периодам, видам доходов и расходов, статьям.

В глобальном смысле за счет наших действий компания «Яков и партнеры» обрела:
  • ядро развития корпоративной учетной системы для управления финансами предприятия;
  • централизованную систему управления движением денежных средств — ушли от ручных заявок в пользу единой системы;
  • полный отчет cash flow в разрезе управленческого учета и аналитики;
  • удобную систему согласования заявок (в электронном письме виден весь маршрут этапов согласования с файлами, которые инициатор приложил к заявке);
  • экспертизу внедрения и сопровождения продуктов 1С.

Мораль

У компании «Яков и партнеры» требования к качеству проектного управления были выше, чем в среднем по рынку. Все-таки это одна из крупнейших консалтинговых компаний в мире.

Эксперты «АДС-Софт» добавили в копилку опыт по работе с очередным крупным заказчиком. А клиент остался удовлетворен достигнутым результатом и продолжает успешную работу на территории России, теперь уже с обновленным IT-контуром.
Получите консультацию по внедрению 1С:Управление холдингом
Оставьте контакты и мы с вами свяжемся
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку предоставленных персональных данных